Sistemas válidos para el control de horario de trabajadores con la nueva ley de 2019

Se establece como obligatorio que la empresa registre las horas de entrada y salida de todos sus trabajadores a partir del 12 de mayo de 2019

Después de que la Sentencia 25/2016 de la Audiencia Nacional estableciera como obligatorio que la empresa cuente con un registro de la jornada laboral efectiva de sus trabajadores, se vieron incrementados el número de controles por parte de la Inspección de Trabajo, en base al cumplimiento del Real Decreto 16/2013.

Ahora, casi dos años después, el Real Decreto de Ley 8/2019, aprobado el pasado 8 de marzo de 2019, exigirá que todas las empresas registren cada día la jornada laboral de todos sus trabajadores, independientemente de su horario, siendo obligatorio el registro de entrada y salida. Dicha información deberá ser conservada y accesible durante al menos cuatro años, con multas de hasta 6.250 euros en caso de incumplimiento.

Requisitos a tener en cuenta para la elección del sistema de registro

• El sistema de registro elegido debe garantizar la fiabilidad e invariabilidad de los datos.
• Los registros mínimos exigibles son: hora de entrada y salida del puesto de trabajo por cada día trabajado y por cada empleado.
• La empresa deberá guardar el registro de horas durante 4 años.
• En caso de inspección, la empresa estará obligada a facilitar in situ la documentación pertinente para que el inspector pueda analizar el grado de cumplimiento de la norma.
• No es obligatorio registrar cada entrada y salida del centro de trabajo (salida a desayuno, entrada de comida, etc). Si la empresa decide su implantación, será necesario preavisar a los trabajadores de los tiempos de pausa permitidos, así como de las posible consecuencias por incumplimientos.
• Sigue siendo obligatorio el control de horas extra.

Tipos de Sistemas válidos para el control de horario de trabajadores

Registro manual

Se trata de la solución de control de horario de trabajadores más económica posible, basta con elaborar una hoja de registro donde cada empleado se identifica, mediante firma, al comenzar y terminar su jornada laboral. Deberá indicar la fecha y horas exactas de cada entrada y salida. Como norma general, suele haber una persona encargada de llevar el registro o control del mismo y la realización de los informes.

Ventajas: Se trata del sistema más económico, ya que elaborar una hoja de cálculo y gestionarla no requiere desembolso.

Desventajas: A pesar de ser la opción más económica. Recurrir a una persona que se dedique a controlar manualmente el registro horas trabajadas por cada uno de sus trabajadores, puede resultar más costoso, ya que esta persona podría dedicar el tiempo de su jornada laboral a tareas más productivas.

Aplicaciones free o trial

Se trata de programas informáticos que sirven para registrar la jornada laboral. Se pueden obtener mediante descarga directa de páginas webs y requieren de la intervención manual para gran cantidad de funciones. Automatizan algunos procesos como la generación de informes, listados o calendarios.

Por norma general, no permiten la conexión con terminales para el fichaje de los trabajadores.

En este caso, es importante asegurarse que la web que facilita la descarga del software cumple con los requisitos legales en materia de Ley de Protección de Datos y se encuentra libre de virus. Este tipo de programas suelen tener un coste más o menos reducido, en función del tipo de gestión que requiera la empresa y el número de empleados. Cuando se ofrece de forma gratuita, suele tratarse de demos cuyas funcionalidades se encuentran restringidas o tan solo ofrecen un periodo de prueba por tiempo limitado. No incluyen soporte técnico, salvo que sea contratado de forma adicional.

Ventajas: Se instalan rápidamente

Desventajas: Al tratarse de descargas directas, pueden incluir malware o virus. Las empresas que los suministran, no suelen ofrecer soporte técnico ante problemas y dudas de uso. Continúan necesitando de una gran dedicación e interacción manual. Esconden sobrecostes para funcionalidades completas. En muchas ocasiones no cumplen con la LOPD, pudiendo incurrir en importantes sanciones.

Terminales de control de presencia con Software de gestión de horarios específico

Los terminales de identificación para control de horario de trabajadores, si bien son los que tienen un coste más elevado, son los sistemas más adecuados para controlar el número de horas trabajadas y la mejor forma de ahorrar tiempo en el registro de horas y posterior generación de informes. Adaptables a cualquier empresa, cuentan con la posibilidad de almacenar gran cantidad de registros por sí solos, de forma autónoma. También pueden operar de manera online y conectados a un software de gestión específico. Son el sistema más seguro ante la Inspección.

Los más extendido hasta el momento han sido los terminales de proximidad RFID, en los que la identificación se efectúa mediante una tarjeta de PVC con chip de proximidad. Sustituyeron hace años a los antiguos terminales de teclados numéricos y tarjetas de banda magnética, aunque a día de hoy esta tecnología está cayendo ya en desuso, en favor de la biometría. Mucho más fiable.

Cualquiera de los sistemas de fichaje mediante terminales de control de horario de trabajadores, consta de un software de gestión y de uno o varios lectores o dispositivos de identificación. El software es importante, de cara a la Inspección de Trabajo, que cumpla con los siguientes requisitos:

• Permita registrar entradas, salidas, ausencias y diferentes eventos, como descansos, vacaciones, etc.
• Elaboración de informes completos y flexibles que se adapten a cualquier casuística de empresa.
• Posibilidad de exportar toda la información a diferentes formatos que faciliten la gestión de la información mediante otros programas.